Wir suchen für unseren Standort in Nürnberg zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen
Assistant to the CEO (m/w/d)
Wer sind wir?
Novum-RGI entwickelt innovative Softwarelösungen für den internationalen Versicherungsmarkt, mit Fokus auf Zentraleuropa und dem Qualitätsanspruch „Made in Germany “. Mit 30 Jahren Erfahrung in der IT-Entwicklung bieten wir bewährte Methoden für sichere, risikoarme und kosteneffiziente Softwareeinführungen.
Die V’ger-Produktfamilie umfasst Standardsoftware und individuelle Lösungen für Versicherer, Finanzdienstleister und FinTechs. Die mehrfach ausgezeichnete Novum Cloud Platform ermöglicht auch die Nutzung von Third Party-Anwendungen als SaaS-Lösung.
Wen suchen wir?
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir einen Assistant to the CEO (m/w/d), der/die den Geschäftsführer in administrativen und organisatorischen Aufgaben unterstützt und als zentrale Schnittstelle für interne und externe Kommunikationsprozesse fungiert.
Deine Aufgaben:
Finanz Aufgaben
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Erstellung von Ausgangsrechnungen sowie Ansprechpartner*in bei Rückfragen
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Mahnungsmanagement bei Ausgangsrechnungen
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Durchführung von Zahlungen (Eingangsrechnungen, Reisekosten, Löhne)
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Verwaltung von Zahlungen für Österreich (Finanzamt und kommunale Zahlungen) sowie für die Schweiz (Löhne, Eingangsrechnungen)
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Abrechnung der Mehrwertsteuer in der Schweiz (Korrespondenz mit der Steuerberatung)
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Organisation des Banksafes und Verwaltung des Bankkontos (Kontoauszüge, Zugriffsverwaltung etc.)
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Unterstützung beim Monatsabschluss (Projekt Office und Finance)
Assistenztätigkeiten
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Verbuchung von Reisekosten, Scannen von Belegen und allgemeines Dokumentenmanagement
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Vorbereitung von Meetingräumen, Organisation und Durchführung von internen und externen Events (inkl. Bewirtung)
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Assistenzaufgaben für den CEO (Terminplanung, Ablaufkoordination, telefonische und schriftliche Korrespondenz)
Sonstiges
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Unterstützung bei Marketingaktionen (z.B. Bestellung und Versand von Geschenken)
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Flottenmanagement und Koordination von Dienstfahrzeugen
Office Management
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Tägliche Postbearbeitung (Briefkasten leeren, Briefe einscannen und an die zuständigen Personen weiterleiten)
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Bestellung von Büro- und Hygieneartikeln
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Organisation der Reinigungskräfte sowie sonstige Bürotätigkeiten (z.B. Pflanzenpflege, Handtuchreinigung)
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Ansprechpartner*in für den Vermieter
Dein Profil:
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Erfahrung im Assistenzbereich, idealerweise mit Finanz- oder Office-Management-Schwerpunkt
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Sehr gute Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau sowie gute Englischkenntnisse (mindestens B-Niveau)
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Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Outlook, Excel, PowerPoint)
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Strukturierte, eigenverantwortliche und proaktive Arbeitsweise
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Organisationsgeschick und eine lösungsorientierte Denkweise
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Kommunikationsstärke und professioneller Umgang mit internen sowie externen Stakeholdern
Wir bieten dir:
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Ein vielseitiges Aufgabengebiet in einem dynamischen Unternehmen
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Die Möglichkeit, dich in einem internationalen Umfeld weiterzuentwickeln
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Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Optionen
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Ein kollegiales und unterstützendes Arbeitsklima
